El problema de los blogs como este, donde intento daros consejos, en mi caso, de comunicación, es que parece que todo es muy fácil y que siguiendo dos o tres pasos ya lo tienes, pero a la hora de la verdad es un poco más complicado, ¿verdad?
Yo también tengo esta sensación con temas que yo no domino cuando busco información por internet. Y por eso he decidido escribir este artículo, para poner encima la mesa que organizar un acto con bloggers o con medios de los que te he hablado tienen su dificultad, y que además, depende como, pueden surgir imprevistos que te desmonten el plan, y entonces ¿qué haces?
Así que voy a hacer repaso a unos cuantos ‘truquillos’ que te pueden ir bien para organizar este tipo de acto.
–prepara una check-list con todas las cosas que tienes que hacer, los materiales que tienes que tener en el evento, los proveedores con los que tienes que contar para organizarlo. La check-list tiene que recogerlo todo, para que no se te olvide nada. Es una herramienta muy útil, que a medida que organices actos parecidos puedes ir perfilando y mejorando.
-Si la presentación va a ir dirigida a influencers no contactes con ellos de un día para el otro. Si a la hora de escogerlos has tenido en cuenta los criterios de calidad por encima de los de cantidad que comentamos, contáctalos con tiempo. Crea primero un vínculo a través de las redes sociales, haz comentarios a sus publicaciones, envía mensajes a sus stories… primero de todo porque te permitirá valorar, aún más, la calidad del influencer, si de verdad interactúa con su comunidad, si por el contrario es bastante distante y no encaja con los valores de tu marca, etc. Pero además permitirás que él conozca tu marca de antemano, que su colaboración no sea una pura transacción, sino que haya más implicación. Y por supuesto no olvides que las redes sociales son para generar sinergias, relaciones, no son un canal de comunicación unidireccional, eso es lo bueno que tienen!!!
-A la hora de escoger el espacio donde vas a hacer la presentación sé realista, busca una espacio acorde al número de personas que crees que van asistir para evitar que si se trata de un espacio muy grande luego se vea vacío si falla gente, o por el contrario, si es muy pequeño luego todo el mundo esté muy apretado. Por lo tanto tienes que confirmar asistencia, tanto si el acto es con influencers como con periodistas, pero no pierdas de vista que luego, el gran día, siempre hay alguien que falla. Y en el caso de los periodistas puede que sea más de uno, porque si a última hora les ha llegado alguna noticia más importante y son ellos los que la cubren, adiós muy buenas.
-Siguiendo con el punto anterior, ten tres o cuatros figurantes para el acto. ¿Que quiero decir con figurantes? Pues que busques personas ya sean trabajadores de la empresa, amigos o familiares que hagan un poco de bulto en el acto en caso de que te fallen algunos asistentes. De forma que el acto no quede vacío ante los ojos de los influencers o periodistas y parezca que es una cosa menor. Por cierto, que estas personas hagan bien de figurantes, que se hagan pasar por personas que vienen al acto, que no se delaten.
–La documentación piénsala tanto para el mundo offline como online. ¿Esto que quiere decir? Pues que a los asistentes les repartas un dossier en papel con toda la información que quieres que tengan, más que nada para que puedan seguir el acto, las explicaciones que se van a dar, etc. Aunque tengas una proyección preparada facilítales esta documentación, ya que si se despistan o pierden el hilo puedan retomar sin problema lo que se estaba diciendo y consultarlo al momento. Pero al mismo tiempo entrégales el material en soporte digital mediante un usb, o un QR en el dossier por ejemplo, de forma que cuando vayan a escribir el artículo del blog o un post en su red social preferida o la noticia para los medios de comunicación puedan consultar de nuevo la información, puedan usarla haciendo copiar y pegar, dispongan de material gráfico de calidad,… Incluye la web y tus perfiles de redes, además de tu contacto, para que ante cualquier duda tengan un sitio donde dirigirse. Y valora usar un hashtag que esté presente en el dossier, pensado para que los influencers ya empiecen a hacer difusión durante el acto, pero también para que los periodistas lo usen al compartir sus noticias en las redes.
–Piensa el acto para el público que va asistir, es decir si vienen youtubers o televisiones al acto tienes que ofrecerles imágenes en movimiento interesantes para que puedan crear su contenido. De cara al resto de influencers o periodistas es bueno que expongas el producto para que lo puedan ver, tocar, y lo que es más importante fotografiar, y así compartir en redes.
Si tienes en cuenta estos consejos organizar la presentación de tus productos será más fácil, pero piensa que siempre tienes que estar preparado para imprevistos, nunca podemos tenerlo todo bajo control.
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